Проводки в бюджете командировка авиабилеты фондовой кассе

Подтверждение расходов

Электронный билет удобен при оплате услуг авиакомпаний для личных целей. Документ, подтверждающий оплату, можно получить быстро, не требуется стоять в очередях и т. п.

Кроме того, в случае утери распечатки электронного билета (маршрут-квитанции) пассажир все равно сможет занять место в самолете, предъявив при регистрации только свой паспорт и, если потребуется, подтверждение факта оплаты. Утерянная маршрут-квитанция может быть распечатана и выдана пассажиру по его просьбе.

Однако если гражданин пользуется услугами авиаперевозчиков для служебных целей, то ему необходимо представлять в бухгалтерию документы, которые подтверждают произведенные им расходы. Но после оплаты электронного билета у командированного работника могут возникнуть трудности с подтверждением произведенных расходов.

Мнение Минфина России о порядке подтверждения расходов на приобретение электронных билетов выражено в письмах:

  • от 27.12.2007 № 03-03-06/1/893;
  • от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717;
  • от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649;
  • от 27.08.2007 № 03-03-06/1/596;
  • от 17.07.2007 № 03-03-06/4/99.
Отметим, что в вышеперечисленных письмах Минфина России говорится о подтверждении фактически произведенных расходов для целей расчета налога на прибыль. Но за неимением других разъяснений, на мой взгляд, можно основываться на изложенной в них позиции и в отношении подтверждения расходов в бюджетных учреждениях.

Так, по мнению Минфина России, для подтверждения произведенных расходов при поездке сотрудника учреждения в командировку, в случае если был приобретен электронный билет, необходимо представить к отчету: кассовый чек, который выдается при приобретении электронного билета за наличный расчет; маршрут-квитанцию (распечатку электронного билета); оригиналы посадочных талонов.

Косвенным подтверждением произведенных расходов, помимо посадочных талонов, могут служить: документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку; проживание в гостинице; отметки в паспорте о пересечении границы и другие оправдательные документы.

Вышеназванные документы должны соответствовать требованиям, предъявляемым к формам первичной учетной документации.

Правила выдачи подотчетных сумм

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.

Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.

Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

  1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
  2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.
Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.

Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета. Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.

Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

Дебет

Кредит

Описание

0 30403 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Отражено удержание из заработной платы

Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).

Дебет

Кредит

Описание

0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений»

0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения

ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов»

 

Отражается на забалансе одновременной операцией

Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А. И. были выданы из кассы 3 500 руб. Средства выделены из собственных доходов учреждения. Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб. (в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб. (в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Содержание операции

2 208 34 560

2 201 34 610

3 500

Выданы средства под отчет на приобретение канцтоваров

2 106 34 340

2 208 34 660

2 900

Учтены затраты на приобретение канцтоваров

2 106 34 340

2 208 34 660

200

Стоимость курьерской доставки канцтоваров до учреждения списана на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС)

2 105 36 340

2 106 34 340

3 100

(2 900 200)

Приобретенные канцтовары учтены в составе материалов

2 109 80 272

2 105 36 440

3 100

Списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию

2 201 34 510

2 208 34 660

400

Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения

Маршрут-квитанция

Маршрут-квитанция пассажирского билета и багажная квитанция могут быть . , оформлены как в качестве традиционного бланка строгой отчетности, так и без использования бланка строгой отчетности - в электронном виде.

Формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации утверждены приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 (далее - Приказ № 134).

Приказом № 134 установлено, что в случае когда маршрут-квитанция оформлена не на бланке строгой отчетности, то дополнительно приобретателю должен быть выдан:

  • или документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, но оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
  • или чек, оформленный посредством контрольно-кассовой техники.

При этом в случае приобретения электронного билета выдаваемая маршрут-квитанция должна включать следующую информацию о перевозке пассажира и багажа:

  • сведения о пассажире (для внутренних перевозок - фамилия и имя, наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность; для международных перевозок - фамилия, другие сведения, предусмотренные международными нормами);
  • наименование или код перевозчика;
  • номер рейса;
  • дата отправления рейса;
  • время отправления рейса;
  • наименование или коды аэропортов (населенных пунктов) отправления и назначения для каждого рейса;
  • тариф;
  • сборы;
  • итоговая стоимость перевозки;
  • форма оплаты;
  • наименование или код класса бронирования;
  • код статуса бронирования;
  • дата оформления;
  • наименование агентства/перевозчика, оформившего билет;
  • норма бесплатного провоза багажа (по усмотрению).

Выдача наличными или перевод на карту

Дебет

Кредит

Описание

0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту

0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.

Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.

Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.

В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).

Дебет

Кредит

Описание

0 210 03 560

0 201 11 610

Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения

0 201 34 510

0 210 03 660

В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116

0 208 26 830

0 201 34 610

Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг

0 201 23 660

0 201 34 610

Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство)

0 210 03 560

0 201 23 660

Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету

0 201 11 510

0 210 03 660

Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства

Безналичная оплата

При безналичной оплате электронного билета подтверждением приобретения билетов могут являться:

  • платежное поручение (заявка на кассовый расход);
  • накладная на получение бланков строгой отчетности.
На практике, как правило, авиабилет приобретается в электронной форме через сеть Интернет на официальных сайтах авиакомпаний. А оплата производится безналичным путем с банковского счета посредством пластиковой карты через терминал самообслуживания или путем использования системы|"\Л/еЬМопеу" В таких случаях кассовый чек на оплаченный билет не выдается.

Для подтверждения факта оплаты в таких случаях можно предъявить:

  • чек банкомата, подтверждающий безналичную оплату через банкомат;
  • выписку движения по банковскому счету, с которого была произведена безналичная оплата электронного билета, заверенную банком, в котором открыт счет.

На сегодняшний момент нормативно-правовыми актами не предусмотрен какой-либо перечень оправдательных документов, которые должны быть представлены для подтверждения фактически произведенных расходов для целей бюджетного учета. Поэтому для упорядочения расчетов с подотчетными лицами бюджетное учреждение должно самостоятельно утвердить перечень таких оправдательных документов.

В настоящий момент многие бюджетные учреждения совершают немало хозяйственных операций с традиционными проездными документами:

  • бронируют билеты;
  • оплачивают приобретение билетов с лицевого счета в Федеральном казначействе;
  • получают через уполномоченное лицо в централизованном порядке;
  • приходуют проездные документы в кассу учреждения как денежный документ;
  • выдают по расходному ордеру денежные средства под отчет сотруднику, направляемому в командировку.
Все эти операции отражаются в бюджетном учете соответствующими записями. Бухгалтерские записи, предлагаемые Инструкцией по бюджетному учету, идеально подходят для традиционных билетов, распечатанных на бланках строгой отчетности, являющихся денежными документами.

В свою очередь, по моему мнению, электронный билет, оплаченный безналичным путем и выданный командированному сотруднику в виде маршрут-квитанции, денежным документом не является и в кассу учреждения приходоваться не может. При этом бюджетный учет электронных билетов можно вести на специально введенном для этого забалансовом счете 24 "Авиабилеты электронные" Использование этого забалансового счета в бюджетном учете также должно быть закреплено учетной политикой учреждения в составе рабочего Плана счетов.

Рассмотрим применение забалансового счета 24 "Авиабилеты электронные" более подробно на примере 1.

Пример 1

По заданию руководителя учреждения сотрудник Карпов Л.А. направлен в командировку в город N с 1 июня 2009 г. по 6 июля 2009 г.

Для перелета в город N учреждением 20 мая 2009 г. произведена оплата (аванс) электронного билета в сумме 14 200 руб. Спустя два дня, 22 мая 2009 г., авиакомпанией сотруднику учреждения Карпову Л.А. на руки выдана маршрут-квитанция, которая представлена в бухгалтерию учреждения.

По возвращении из командировки Карпов Л.А. представил авансовый отчет о произведенных расходах, отчет о командировке с приложением оправдательных документов (маршрут-квитанция, посадочный талон).

В бюджетном учете учреждения были произведены следующие записи:

- произведена оплата аванса авиаперевозчику за электронный билет в размере 14 200 руб.:

Дебет 120605 560 "Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за транспортные услуги"

Кредит 130405 222 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате транспортных услуг"

- маршрут-квитанция электронного билета представлена сотрудником в бухгалтерию учреждения на сумму 14 200 руб.

Дебет забалансового счета 24 "Авиабилеты электронные"

- сотрудником представлен в бухгалтерию авансовый отчет с приложением маршрут-квитанции и посадочного талона на сумму 14 200 руб.

Дебет 1 40101 222 "Расходы на транспортные услуги"

Кредит 1 30205 730 "Увеличение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

- учреждением зачтен аванс в счет услуг, оказанных авиакомпанией на сумму 14 200 руб.

Дебет 1 30205 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по оплате транспортных услуг"

Кредит 1 20605 660"Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за транспортные услуги"

- с забалансового учета снята маршрут-квитанция электронного билета на сумму 14 200 руб.

Кредит забалансового счета 24 "Авиабилеты электронные"

Пример 2

Проект приказа

В дополнение к приказу об учетной политике.

В связи с введением новой бездокументарной формы пассажирских билетов на авиаперевозки приказываю внести дополнение в п. приказа об учетной политике:

Учреждение возмещает командированному сотруднику расходы, связанные с проездом к месту командировки и обратно, в пределах стоимости проезда, подтвержденные проездными документами.

Проездные документы, оформленные в виде электронных пассажирских билетов, должны соответствовать требованиям, установленным приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134.

Итоговая стоимость перевозки и форма оплаты в обязательном порядке должны быть указаны в маршрут-квитанции.

В случае наличной оплаты проезда по электронному билету в офисе представительства авиакомпании в бухгалтерию представляется документ, подтверждающий оплату проезда (оформленный бланк строгой отчетности или чек контрольно-кассовой техники).

При оплате билета с использованием платежной (банковской) карты в бухгалтерию представляется чек контрольно-кассовой техники.

При оплате билета через веб-сайты авиакомпаний с использованием платежной (банковской) карты предоставляется распечатка (выписка) лицевого счета в банке, подтверждающая списание денежных средств со счета для оплаты авиаперелета.

К первичным учетным документам, подтверждающим расходы на проезд, отнести посадочные талоны, на которых должны быть указаны дата поездки, номер рейса. В случае утери посадочного талона оплата проезда производится исходя из стоимости проезда железнодорожным транспортом в плацкартном вагоне.

Оплата электронного билета посредством платежной (банковской) карты, владельцем которой сотрудник не является, не допускается.

Учет подотчетных сумм на конкретных примерах

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.

Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

  • авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
  • ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).
На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете.

Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.

Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.

Дебет

Кредит

Описание

0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет

0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 40120 000 «Расходы текущего финансового года»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Дебет

Кредит

Описание

0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения

0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

Процедура, рассмотренная выше (когда бухгалтер определяет, должен ли сотрудник что-то вернуть предприятию или, наоборот, обязана ли фирма ему выплатить компенсацию), тесно связана с определением сумм, соответствующих конкретным разновидностям расходов командированного. В этих целях используются тот же авансовый отчет и дополняющие его документы.

1. Суточные.

При этом в зависимости от целей поездки операция может проводиться по дебету таких счетов, как:

  • 20 (23, 25, 28) — если сотрудник направлен в командировку по производственной необходимости;
  • 08 — если поездка связана с приобретением основных средств;
  • 44 — если командировка осуществлялась в связке с покупкой/продажей товаров.

При этом если лимит суточных, утвержденный работодателем, превышает нормы, установленные в Налоговом кодексе, то сверхлимитные суммы облагаются НДФЛ и взносами. Факт их начисления отражается проводками:

  • Дт 70 Кт 68;
  • Дт (08, 20, 23 и т. д.) Кт 69.

2. Проезд, проживание и т. д.

По соответствующим командировочным расходам проводки применяются по тому же принципу, что и в случае с затратами на оплату суточных:

  • Дт 26 Кт 71 (в общем случае) либо корреспонденций по дебету счетов 08, 20, 23 и т. д.

Если расходы подтверждены первичными документами и счетом-фактурой, то входящий НДС принимается к вычету, что фиксируется проводками:

  • Дт 19 Кт 71 — зафиксирован входящий НДС;
  • Дт 68 Кт 19 — входящий НДС принят к вычету.

Изучим порядок бухучета зарплаты командированного сотрудника.

Учетная политика и электронный билет

Принятый в бюджетном учреждении порядок представления документов, подтверждающих произведенные сотрудниками расходы по приобретению электронных билетов, должен быть закреплен в учетной политике учреждения либо иным приказом руководителя учреждения (см. пример 2).

На мой взгляд, маршрут-квитанции и посадочного талона вполне достаточно для подтверждения командировочных расходов.

Однако на практике самое сложное - это перестроить работу с сотрудниками учреждения и наладить соответствующий документооборот. Например, командируемых работников необходимо предупредить, чтобы они обязательно сохраняли посадочный талон.

Кроме того, всем заинтересованным сотрудникам учреждения следует напомнить, что в соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного 22.09.1993 № 40, передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Поэтому оплата электронного билета банковской картой другого физического лица не допускается, т. к. на чеке проставляется номер счета и фамилия владельца банковской карты, через которую произведена оплата.

Во избежание спорных ситуаций с работниками учреждения рекомендуется сделать памятку для командируемых сотрудников. В памятке следует дать указания по подготовке оправдательных документов.

Несмотря на то что работа с электронными билетами в настоящий момент вызывает трудности, надо отметить, что в ней есть и положительные стороны.

Например, существует довольно распространенная проблема с пересылкой билетов приглашенным специалистам: если мы приглашаем специалиста для участия в работе учреждения из другого города или страны с обязательством оплатить проезд, то нередко вынуждены отправлять билеты экспресс-почтой, а по возвращении из поездки просить выслать использованный проездной документ.

Электронные билеты упрощают расчет с приезжающими специалистами. К примеру, можно предусмотреть, что в случае если приглашенный специалист оплачивает проезд самостоятельно, то для оплаты понесенных им расходов он прилагает маршрут-квитанцию (при необходимости распечатывает второй экземпляр), посадочный талон и кассовый чек, подтверждающий оплату проезда, избежав тем самым возможной утери документов.

Как проверить себя, чтобы избежать ошибок

В работе с подотчетными суммами бухгалтеры допускают несколько стандартных ошибок:

  • допускают превышение лимита расчетов наличными деньгами;
  • выдают денежные средства под отчет или возмещают расходы без соответствующего документального подтверждения;
  • принимают авансовый отчет, заполненный не полностью или с нарушениями;
  • некорректно удерживают задолженность с работника из его заработной платы
  • и многие другие.
Нарушения в учете подотчетных средств чаще всего выявляются во время инвентаризации, которую государственное (муниципальное) учреждение обязано проводить на регулярной основе (Приказ Минфина России от 13.06.95 № 49). В отчетах работников инвентаризационная комиссия проверяет, соблюдены ли цели использования средств и сроки отчетности. Кроме того, комиссия должна пристально рассмотреть все случаи задолженности, проверить правильность оформления и обоснованность сумм.

Чтобы избежать споров с сотрудниками, судебных разбирательств и нареканий от контролирующих органов, бухгалтер должен регулярно проверять этот участок учета, в том числе:

  • сопоставлять суммы в первичных документах с суммами в отчете, а данные отчетов — с записями в журнале операций расчетов с подотчетными лицами;
  • отслеживать операции по выдаче и возврату денежных средств по журналу операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) и журналу операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
  • сверять, правильно ли занесены в бухучете операции с подотчетными лицами с точки зрения бюджетной классификации и пр.

Хорошим подспорьем в работе с подотчетными суммами могут стать современные средства автоматизации бухгалтерского учета (к ним, среди прочих, относится программа «Контур-Бухгалтерия Бюджет»). Программы помогают бухгалтеру контролировать основные параметры, проверять соответствие сумм, отслеживать движение денежных средств и пр.



Поделитесь с друзьями!
Vk
Send
Klass